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Die Mittel des Landesverbands sollen so effektiv wie möglich verwendet werden. Aus diesem Grund muss das zur Verfügung stehende Budget sparsam und Verantwortungsbewusst verwendet werden. Die folgende Abrechnungsordnung gelten ab Beschluss durch die Landesversammlung für alle Veranstaltungen die durch den Landesverband finanziert werden.

Bei Fragen stehen euch Landesbüro und Landesschatzmeister*in gerne zur Verfügung.

Personengruppen

aHauptamtliche Mitarbeiter*innen des Landesverbandes, externe Referent*innen
bLandesvorstände, Landesbeauftragte, Kursleitungen
cMitglieder der Arbeitskreise, Kursteamer
d

Helfer*innen auf Landesversammlungen (Spülsippe, Versammlungsleitung, Protokoll)

eStammesführungen, Landesdelegierte bei Landesversammlungen
fGäste bei Landesversammlungen
gStudioteilnehmende bei Landeskursen
hTeilnehmende an Landeskursen
jTeilnehmende an Landesveranstaltungen

Beiträge

Grundsätzlich sind Teilnehmendenbeiträge im vorhinein per Überweisung auf das Landeskonto oder durch Erteilung einer Einzugsermächtigung zu entrichten. Ausgenommen hiervon sind die Personengruppen a, für die grundsätzlich kein Beitrag anfällt sowie b und c, deren Beiträge halbjährlich gesammelt und mit Erstattungen verrechnet werden können.

In der nachfolgenden Tabelle sind die Teilnahmebeiträge notiert. Eine Markierung in fetter Schrift kennzeichnet, dass Fahrtkosten gemäß dieser Abrechnungsordnung übernommen werden.


abcdefghj
Wochenkurs (inkl. Vorbereitung)0 €50 €50 €


10 € / Nacht100 €
Wochenendkurs (inkl. Vorbereitung)0 €10 €10 €



20 €
Landesversammlung Fr-Sa0 €5 €5 €0 €10 €15 €


Landesversammlung Fr-So0 €10 €10 €0 €15 €20 €


Landesversammlung Sa-So0 €5 €5 €0 €10 €15 €


Klausuren (je Nacht)0 €5 €5 €





Veranstaltung 2 Nächte Haus0 €10 €10 €




20 €
Veranstaltung 2 Nächte Draußen0 €10 €10 €




15 €
Veranstaltung 3 Nächte Haus0 €15 €15 €




30 €
Veranstaltung 3 Nächte Draußen0 €15 €15 €




25 €
Veranstaltung 4 Nächte Haus0 €20 €20 €




40 €
Veranstaltung 4 Nächte Draußen0 €20 €20 €




35 €

Ausfall und verspätete Anmeldung

Ist für die Veranstaltung ein Anmeldeschluss angegeben, so ist bei Anmeldung nach dem Anmeldeschluss ein Zuschlag von 50 % des Beitrags fällig. Bei Abmeldungen nach dem Anmeldeschluss ist eine Ausfallgebühr von 50 % des Beitrags zu zahlen, sofern kein Fremdverschulden (beispielsweise in Form von Krankheit o.ä.) angegeben wird. Ausnahmen können durch den*die Landesschatzmeister*in beschlossen werden.

Deckelung der Teilnehmendengebühren für Teamer auf Landesverbandsebene

Teamer, definiert mit der Kategorie b bis d, können am Ende eines jeden Jahres die Teilnehmendengebühren zurückfordern, wenn diese zusammengerechnet über das laufende Jahr (01.01. bis 01.12) hinweg die Grenze von 120€ überschreiten. Die Differenz von 120€ zum bezahlten Betrag wird an den Teamer zurückgezahlt. Dies kann bis zum 01.12 des Jahres mittels eines formlosen schriftlichen Antrags an das Landesbüro geschehen. Der Antrag muss die folgenden Punkte enthalten: Namen und Daten der Veranstaltungen und die bezahlten Teilnehmendengebühren.

Erstattungen

Grundsätzlich ist mit den Mitteln des Landesverbands so wirtschaftlich wie möglich umzugehen. Die Abrechnung einzelner Kosten ist hier geregelt.

Fahrtkosten

Sofern Fahrtkosten durch den Landesverband übernommen werden, ist die günstigste zumutbare Anreise zu wählen. Dabei ist nach Möglichkeit eine Gruppenanreise zu wählen. Fahrtkosten werden grundsätzlich vom Wohnort und dorthin zurück erstattet, maximal werden aber die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Von der Veranstaltung abweichende Reisetage sind zulässig, insofern dadurch keine höheren Kosten entstehen. Im Regelfall soll die Reise dabei mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen, eine Abrechnung von Fernbussen sowie Mitfahrgelegenheiten ist ebenfalls möglich. Zugreisen werden grundsätzlich nur in der zweiten Klasse gewährt, die Verwendung von Fernzügen (IC, ICE) ist für die Personengruppen außer a, b, c und d vorher durch das Landesbüro zu genehmigen. Bei Anreise mit eigenem Fahrzeug gelten folgende Kilometersätze, wobei für umfangreichere Materialtransporte Material als Mitfahrer*in eingetragen werden kann, sofern dies mit dem Landesbüro abgesprochen ist.

PersonengruppePKW grundsätzlichPKW je weitere*r Mitfahrer*inMotorrad grundsätzlichFahrrad
a30 ct0 ct20 ct5 ct
b16 ct0 ct10 ct5 ct
c10 ct2 ct10 ct5 ct
d10 ct2 ct10 ct5 ct
e10 ct2 ct10 ct5 ct

Flugreisen und Mietwagen werden nur nach Rücksprache mit dem Landesbüro erstattet, wobei darzulegen ist warum diese Anreise günstiger ist als eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Nebenkosten der Reisen wie Nahverkehrs- oder Parktickets können ebenso übernommen werden.

Fahrtkosten müssen bis spätestens 3 Monate nach der Rückfahrt beim Landesbüro mittels beigelegtem Formblatt geltend gemacht werden.

Vorschüsse

Sofern ein Vorschuss benötigt wird, kann dieser auf Basis der Kalkulation durch die*den Landesschatzmeister*in freigegeben werden. Benötigt diese*r einen Vorschuss, so muss eine Freigabe durch ein anderes Vorstandsmitglied erfolgen.

Es ist zu beachten, dass der Vorschuss vom privaten Zahlungsverkehr getrennt wird. Bei größeren Summen ist ein separates Veranstaltungskonto des Landesverbandes zu benutzen. 

Veranstaltungskosten

Veranstaltungen müssen bis zur letzten Landesleitungsklausur des Vorjahres mit einer groben Kalkulation eingereicht werden. Dabei sind geschätzte Personenzahlen, Zeiträume sowie Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Fahrtkosten, Programmkosten sowie Sonstiges anzugeben. Die Unterkunft ist dabei zweckmäßig für die erwarteten Teilnehmendenzahlen (und deren Anreisekosten) zu wählen. Sofern bei der Unterkunft keine Vollpension besteht, können bis zu 6,50 € je Übernachtung (Anzahl der Nächte mal Anzahl der Personen) für die Verpflegung angerechnet werden. Für die Fahrtkosten sind Erfahrungswerte oder Schätzungen anzugeben, die Programmkosten sollen grob begründet werden. Grundsätzlich sollen 10 % der ermittelten Gesamtkosten als Sonstiges angegeben werden, sofern weitere Posten bekannt sind sollen diese angegeben werden.

Für Großveranstaltungen ist eine separate Kalkulation erforderlich, welche mit dem*der Landesschatzmeister*in abzusprechen ist. Dabei können von dieser Abrechnungsordnung abweichende Regelungen beispielsweise zu Teilnahmebeiträgen und Fahrtkosten getroffen werden.

Werden für die Finanzierung Drittmittel herangezogen, sind diese zu benennen und vor Anfrage mit dem*der Landesschatzmeister*in abzustimmen. Für die Abrechnung sind sämtliche Belege chronologisch durchzunummerieren, aufzulisten und in die benannten Kategorien zu sortieren. Zusätzlich muss für jede Veranstaltung eine Teilnehmendenliste gemäß beigefügter Vorlage angelegt werden. Eine Erstattung von Fahrtkosten oder Veranstaltungskosten ist erst nach Eingang der Teilnehmendenliste möglich!

Veranstaltungen sind bis zu 4 Wochen nach Ende der Veranstaltung mit allen Belegen beim Landesbüro abzurechnen. Dabei ist zu beachten, dass Pfand sowie Alkohol nicht abgerechnet werden können. Nach Abschluss der Abrechnung durch das Landesbüro gibt der*die Landesschatzmeister*in der Veranstaltungsleitung eine Rückmeldung, um zukünftige Veranstaltungen besser planen zu können.

Ausbildung

Für die Personengruppen a, b und c können Ausbildungskosten anteilig übernommen werden. Dies betrifft sowohl interne Ausbildungen des BdP wie den Gilwellkurs, als auch externe Ausbildungen wie Fortbildungen einer örtlichen Volkshochschule o.ä. Die Förderung beträgt üblicherweise 50 % der Ausbildungskosten und sind durch die*den Landesschatzmeister sowie die Landesbeauftragten für die Ausbildung zu genehmigen.

Besondere Bestimmungen

Singats

Gemäß der Vereinbarung zwischen dem Landesverband Bayern und dem Landesverband Hessen übernimmt der Landesverband Hessen eines der beiden Vorbereitungstreffen für das Singats. Dieses Vorbereitungstreffen findet in Hessen statt, alle Fahrtkosten des Teams werden gemäß Personengruppe c dieser Abrechnungsordnung abgerechnet. Ein entsprechender Eigenanteil ist gemäß einer Klausur zu entrichten. Weiterhin werden die Fahrtkosten der hessischen Teilnehmenden zum Singats gemäß der Personengruppe c übernommen. Für näheres wird auf die Vereinbarung zum Singats verwiesen.

Bundesversammlung und Bund-Land-Treffen

Der Landesverband übernimmt die Beiträge aller Delegierten und Ersatzdelegierten zur Bundesversammlung. Die Fahrtkosten sind entsprechend über den Bund abzurechnen. Bei einer Ausrichtung der Bundesversammlung durch den Landesverband übernimmt der Landesverband auch die Beiträge für Helfer. Gäste müssen ihren Beitrag selbst finanzieren. Ebenso übernimmt der Landesverband die Beiträge der Bund-Land-Treffen für alle Mitglieder der Landesleitung.

Anlagen

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