(Diese Wikiseite dient der Information über die Inhalte der Abrechnungsordnung. Im Anhang findest du die (gleichlautende) Abrechnungsordnung als verbindliches Dokument)

Die Mittel des Landesverbands sollen so effektiv wie möglich verwendet werden. Aus diesem Grund müssen die müssen die Finanzmittel verantwortungsbewusst und in einem verhältnismäßigen Rahmen eingesetzt werden.  Die Die folgende Abrechnungsordnung gelten ab Beschluss durch die Landesversammlung am 28.03.2022 für alle Veranstaltungen, die durch den Landesverband finanziert werden.

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In der nachfolgenden Tabelle sind die Teilnahmebeiträge notiert. Eine Markierung in fetter Schrift kennzeichnet, dass Fahrtkosten gemäß dieser Abrechnungsordnung übernommen werden.

Ausfall und verspätete Anmeldung

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Grundsätzlich ist mit den Mitteln des Landesverbands so wirtschaftlich wie möglich umzugehen. Die Abrechnung einzelner Kosten ist hier geregelt. Kosten und Abrechnungen können bis zum 15.01. des Folgejahrs eingereicht werden.

Fahrtkosten

Sofern Fahrtkosten durch den Landesverband übernommen werden, ist die günstigste zumutbare Anreise zu wählen. Dabei ist nach Möglichkeit eine Gruppenanreise zu wählen. Fahrtkosten werden grundsätzlich vom Wohnort und dorthin zurückerstattet, maximal werden aber die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Von der Veranstaltung abweichende Reisetage sind zulässig, insofern dadurch keine höheren Kosten entstehen. Im Regelfall soll die Reise dabei mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen, eine Abrechnung von Fernbussen sowie Mitfahrgelegenheiten ist ebenfalls möglich. Zugreisen werden grundsätzlich nur in der zweiten Klasse gewährt, die Verwendung von Fernzügen (IC, ICE) ist für die Personengruppen außer a, b, c und d vorher durch das Landesbüro zu genehmigen. Bei Anreise mit eigenem Fahrzeug gelten folgende Kilometersätze.  Es Es können maximal 4 mitfahrende Personen angegeben werden. PKW-Reisekosten können pro Veranstaltung maximal mit 130 € abgerechnet werden, sofern eine günstigere Alternative mittels ÖPNV besteht.

Durch Materialtransporte entstandenen Kosten können nach vorheriger Absprache mit der*dem Landesschatzmeister*in individuell ausgeglichen werden, wobei nicht nur der Kraftstoffverbrauch, sondern auch Verschleiß und andere Kosten einbezogen werden können. Umfangreiche Materialtransporte sollen explizit so abgerechnet werden, dass den durchführenden Personen kein wirtschaftlicher Schaden entsteht. Falls die Kosten des Materialtransports 24 ct pro km nicht überschreiten, können diese über das Eintragen von Mitfahrenden ausgeglichen werden. Als Materialtransport zählen diejenigen Fahrten, deren hauptsächlicher Zweck darin besteht, Material im Rahmen der Arbeit des BdP Landesverbands Hessen e.V. zu transportieren. Die Beförderungskosten von sperrigem oder schwerem Material im PKW, welches Zwecken des BdP Landesverbands Hessen e.V. dient, können ebenfalls durch das Eintragen der eingenommenen Sitze geltend gemacht werden.

Werden Fahrzeuge vom BdP Landesverband Hessen e.V. rein für Vereinszwecke genutzt oder angemietet, muss für diese eine Vollkaskoversicherung abgeschlossen werden. Diese sollte eine Selbstbeteiligung von 0 € haben. Die Zusatzkosten für eine Versicherung innerhalb der Veranstaltungsdauer sollen durch den BdP Landesverband Hessen e.V. getragen werden. Weiterhin muss in einem solchen Fall ein Vertrag über das Mietverhältnis bzw. die Benutzung abgeschlossen werden. Im Falle der Nichtbeachtung dieser Regelung übernimmt der BdP Landesverband Hessen e.V. keinerlei Kosten für Reparatur oder Instandsetzung beschädigter Fahrzeuge.

Die Fahrtkosten werden jeweils nur für die Funktion ausgeglichen, in welcher der abrechnenden Person die Kosten entstanden sind (Personen der Gruppe b erhalten nur die Fahrtkosten von Gruppe d, wenn diese als Teilnehmende anreisen).

Flugreisen und Mietwagen werden nur nach Rücksprache mit dem Landesbüro erstattet, wobei darzulegen ist warum diese Anreise günstiger ist als eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Nebenkosten der Reisen wie Nahverkehrs- oder Parktickets können ebenso übernommen werden.

Werden Mietfahrzeuge zum Zweck des Materialtransports angemietet, so ist eine Vollkasko-Versicherung mit geringst-möglicher Selbstbeteiligung (nicht über 150 €) abzuschließen. Für jegliche Anmietung muss ein schriftlicher Mietvertrag vorliegen.

Fahrtkosten müssen bis spätestens 3 Monate nach der Rückfahrt beim Landesbüro mittels beigelegten Formblattes geltend gemacht werden.

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Es ist zu beachten, dass der Vorschuss vom privaten Zahlungsverkehr getrennt wird. Bei größeren Summen ist ein separates Veranstaltungskonto des Landesverbandes zu benutzen. 

Veranstaltungskosten

Abrechnungsberechtigt sind Personen der Gruppen a, b und c.

Veranstaltungen müssen bis zur letzten Landesleitungsklausur des Vorjahres mit einer groben Kalkulation eingereicht werden. Dabei sind geschätzte Personenzahlen, Zeiträume sowie Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Fahrtkosten, Programmkosten sowie Sonstiges anzugeben. Die Unterkunft ist dabei zweckmäßig für die erwarteten Teilnehmendenzahlen (und deren Anreisekosten) zu wählen. Sofern bei der Unterkunft keine Vollpension besteht, können bis zu 67,50 € je Übernachtung Tag (Anzahl der Nächte Tage mal Anzahl der Personen) für die Verpflegung angerechnet werden. An- und Abreisetag zählen als ein Tag. Für die Fahrtkosten sind Erfahrungswerte oder Schätzungen anzugeben, die Programmkosten sollen grob begründet werden. Grundsätzlich sollen 10 % der ermittelten Gesamtkosten als Sonstiges angegeben werden, sofern weitere Posten bekannt sind, sollen diese angegeben werden.

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Werden für die Finanzierung Drittmittel herangezogen, sind diese zu benennen und vor Anfrage mit dem*der Landesschatzmeister*in abzustimmen. Für die Abrechnung sind sämtliche Belege chronologisch durchzunummerieren, aufzulisten und in die benannten Kategorien zu sortieren. Zusätzlich muss für jede Veranstaltung eine Teilnehmendenliste gemäß beigefügter Vorlage angelegt werden.   Eine Erstattung von Fahrtkosten oder Veranstaltungskosten ist erst nach Eingang der Teilnehmendenliste möglich!

Veranstaltungen sind bis zu 4 8 Wochen nach Ende der Veranstaltung nicht jedoch nach dem 15.01. mit allen Belegen beim Landesbüro abzurechnen.  Dabei Dabei ist zu beachten, dass Pfand sowie Alkohol nicht abgerechnet werden können. Nach Abschluss der Abrechnung durch das Landesbüro gibt der*die Landesschatzmeister*in der Veranstaltungsleitung eine Rückmeldung, um zukünftige Veranstaltungen besser planen zu können.

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Für die Personengruppen a, b und c können Ausbildungskosten anteilig übernommen werden. Dies betrifft sowohl interne Ausbildungen des BdP wie den Gilwellkurs, als auch externe Ausbildungen wie Fortbildungen einer örtlichen Volkshochschule o.ä. Die Förderung beträgt üblicherweise 50 % der Ausbildungskosten und sind durch die*den Landesschatzmeister sowie die Landesbeauftragten für die Ausbildung zu genehmigen.

Material

Der BdP Landesverband Hessen e.V. zahlt für von Stämmen entliehenes Material eine einheitliche Verschleißpauschale. Diese wird durch die/den LB Material sowie die/den Schatzmeister*in zum 01.02. eines jeden Jahres veröffentlicht.

Wird Material vom BdP Landesverband Hessen e.V. verliehen, ist für dieses durch die entleihende Gruppe oder Person ein Pfand zu hinterlegen. Die Höhe des Pfands für das jeweilige Material wird durch die/den LB Material sowie die/den Schatzmeister*in zum 01.02. eines jeden Jahres

Besondere Bestimmungen

Singats

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Der Landesverband übernimmt die Beiträge aller Delegierten und Ersatzdelegierten zur Bundesversammlung. Die Fahrtkosten sind entsprechend über den Bund abzurechnen. Bei einer Ausrichtung der Bundesversammlung durch den Landesverband übernimmt der Landesverband auch die Beiträge für Helfer. Gäste müssen ihren Beitrag selbst finanzieren. Ebenso übernimmt der Landesverband die Beiträge der Bund-Land-Treffen für alle Mitglieder der Landesleitung.

Beschlossen auf der Herbstlandesversammlung 6.11.2022

Anlagen