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Veranstaltungen müssen bis zur letzten Landesleitungsklausur des Vorjahres mit einer groben Kalkulation eingereicht werden. Dabei sind geschätzte Personenzahlen, Zeiträume sowie Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Fahrtkosten, Programmkosten sowie Sonstiges anzugeben. Die Unterkunft ist dabei zweckmäßig für die erwarteten Teilnehmendenzahlen (und deren Anreisekosten) zu wählen. Sofern bei der Unterkunft keine Vollpension besteht, können bis zu 6,50 € je Übernachtung (Anzahl der Nächte mal Anzahl der Personen) für die Verpflegung angerechnet werden. Für die Fahrtkosten sind Erfahrungswerte oder Schätzungen anzugeben, die Programmkosten sollen grob begründet werden. Grundsätzlich sollen 10 % der ermittelten Gesamtkosten als Sonstiges angegeben werden, sofern weitere Posten bekannt sind sollen diese angegeben werden.
Für Großveranstaltungen ist eine separate Kalkulation erforderlich, welche mit dem*der Landesschatzmeister*in abzusprechen ist. Dabei können von dieser Abrechnungsordnung abweichende Regelungen beispielsweise zu Teilnahmebeiträgen und Fahrtkosten getroffen werden.
Werden für die Finanzierung Drittmittel herangezogen, sind diese zu benennen und vor Anfrage mit dem*der Landesschatzmeister*in abzustimmen. Für die Abrechnung sind sämtliche Belege chronologisch durchzunummerieren, aufzulisten und in die benannten Kategorien zu sortieren. Zusätzlich muss für jede Veranstaltung eine Teilnehmendenliste gemäß beigefügter Vorlage angelegt werden. Eine Erstattung von Fahrtkosten oder Veranstaltungskosten ist erst nach Eingang der Teilnehmendenliste möglich!
Veranstaltungen sind bis zu 4 Wochen nach Ende der Veranstaltung mit allen Belegen beim Landesbüro abzurechnen. Dabei ist zu beachten, dass Pfand sowie Alkohol nicht abgerechnet werden können. Nach Abschluss der Abrechnung durch das Landesbüro gibt der*die Landesschatzmeister*in der Veranstaltungsleitung eine Rückmeldung, um zukünftige Veranstaltungen besser planen zu können.
Ausbildung
Für die Personengruppen a, b und c können Ausbildungskosten anteilig übernommen werden. Dies betrifft sowohl interne Ausbildungen des BdP wie den Gilwellkurs, als auch externe Ausbildungen wie Fortbildungen einer örtlichen Volkshochschule o.ä. Die Förderung beträgt üblicherweise 50 % der Ausbildungskosten und sind durch die*den Landesschatzmeister sowie die Landesbeauftragten für die Ausbildung zu genehmigen.
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