Aufgabe | Anmerkung / Erklärung |
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Termin bei Landesveranstaltungen: auf Herbst-LL-Klausur einbringen (lassen) oder spontan sobald bekannt an BiRef weiterleiten bei Stammesveranstaltungen: zum Zeitpunkt der Jahresplanung einbringen oder spontan sobald bekannt an Stammeführung weiterleiten | bei Landesveranstaltungen:
- Termin und Aktion in Absprache mit der LL festlegen, um Kapazitätsgrenzen nicht zu überlasten und Überschneidungen zu verhindern.
bei Stammesveranstaltungen: - Termin und Aktion in Absprache mit dem Stammesrat/ der Stammesführung festlegen, um Kapazitätsgrenzen nicht zu überlasten und Überschneidungen zu verhindern.
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Ort festlegen und buchen | - "Heime und Häuser" findest du eine Auflistung sämtlicher Häuser und hessischer Stammesheime, die mit dem BdP LV Hessen in Verbindung stehen. Bei größeren Veranstaltungen ziehe bitte immer erst FEH und Homberg, sowie Immenhausen in Betracht. → Arbeitskreise und Kursleitungen können hilfreiche Adressen bei der Suche sein
- Bei der Auswahl des Ortes solltest du vorher die Infrastruktur checken. Ggfs. musst du einen Bustransfer organisieren.
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Kalkulation mit Schatzmeister:in abstimmen | - Erstelle eine erste Kalkulation für deine Veranstaltung
- Bei der Erstellung der Kalkulation kannst du dich beispielsweise auch an den Kalkulationen vorangegangen Veranstaltungen orientieren.
- Bespreche deine Kalkulation mit der:m und mit der:m zuständigen LB bzw. Stammesbeauftragten und hole dir ihr:sein "Okay".
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Ggfs. Zuschüsse beantragen | - Für manche Veranstaltungen können Zuschüsse beantragt werden. Besprich dies auch mit der:m Schatzmeister:in und lass dich beraten was es dafür braucht.
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Teamsuche | - Überleg dir im Vorfeld wie groß dein Team für diese Veranstaltung sein sollte. Achte auch auf die Zusammensetzung (Geschlecht, Erfahrung, Know-How,...).
- Begib dich auf die Teamsuche.
- Du kannst auch einen Teamaufruf über die Kanäle des LVs (Insta, Broadcast, Newsletter, Blog,) öffentlich ausschreiben und einladen mitzumachen.
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Für Landesveranstaltungen: Hessenwiki Seite erstellen | - Lege im Hessenwiki im entsprechenden Bereich eine Seite für deine V an.
- Orientiere dich dabei an der Struktur, die bisher für die Veranstaltung genutzt wurde, damit die Dokumentation möglichst einheitlich und übersichtlich bleibt.
- Bei Fragen und Unsicherheiten wende dich gerne an .
- Bitte lege auch in diesem Bereich eine TN-Liste an.
Wichtig: Die TN-Liste muss mit dem Schloss geschützt werden, damit nicht jeder auf die Daten zugreifen kann. Schalte bitte Vorstand, BiRef und Annie für die Liste frei, damit sie einen Zugriff darauf .
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und Anmeldung | - Weiter unten auf dieser Seite findest du eine Übersicht über alle wichtigen Infos, die in eine Ausschreibung gehören.
- Bitte besprich vorab mit dem Landesbüro über welchen Wege sich die TN anmelden können
(An welche Email Adresse sollen die Anmeldungen geschickt werden und wer verwaltet die TN Liste im Hessenwiki?). - Außerdem triff mit Annie die Abspreche wie der TN Beitrag entrichtet werden soll.
(Überweisung/bar - jeder einzeln/Gruppenweise).
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Für Landesveranstaltungen: Veranstaltung bewerben | - Veröffentliche die Ausschreibung im Mitgliederbereich im . Ihr seid dazu nicht berechtigt? Sprecht eine Person aus der LL an!
- Bewirb die Veranstaltung über sämtliche Wege unseres Landesverbandes:
Broadcasts (→ BiRef), Newsletter (→ BiRef), Blog (→ Du selbst), Instagram (→ BiRef bzw. AKs), Mailverteiler (→ BiRef) - Frage bei den LB Stämmen nach gelben und roten Stämmen (Stammesampel → Stämme) und mache dort ggfs. proaktiv Werbung
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Abrechnung | - Schau dir hier an wie Veranstaltungen abgerechnet werden.
- Bei Fragen und Unsicherheiten wende dich gerne an die:den Schatzmeister:in oder an Annie im Landesbüro.
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Team VBT planen | - Datum & Ort festlegen
- Ort buchen
- Einladung ans Team veschicken
- Essensplanung
- Raster erstellen
- Inhaltliche Blöcke planen
- Hygienekonzept überlegen
- Teilnehmendenliste und Fahrtkostenformulare ausdrucken und mitbringen
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Anmeldebestätigung | - Anmeldebestätigung schreiben und an die TN verschicken.
Weiter unten auf dieser Seite findest du eine Übersicht über alle wichtigen Infos, die in eine Anmeldebestätigung gehören.
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