Versionen im Vergleich
Schlüssel
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Info |
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In dieses Verzeichnis tragt ihr jede Verarbeitungstätigkeit einzeln ein. Darunter fällt jede Veranstaltung (Lager, Großfahrt, Wochenendlager), die Mitgliederverwaltung (inklusive Kassenführung) und jede Gruppenstunde. Alle Änderungen müssen kenntlich gemacht werden! |
Das Verzeichnis besteht aus 3 Teilen:
- Vorblatt mit den Stammdaten eures Stammes (immer gleich)
- Angaben über die Verarbeitungstätigkeit (für jede Verarbeitungstätigkeit neu)
- optionale weitere Angaben (für jede Verarbeitungstätigkeit neu, aber meist gleichbleibend)
Vorblatt
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Verantwortlicher gem. Artikel 30 Abs. 1 DSGVO |
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Name und Sitz der Einrichtung
| Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder (BdP) Stamm Musterstamm In der Straße 1 12345 Musterhausen
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Angaben zum Verantwortlichen Name & Anschrift
Telefon |
Leo Löwe, Stammesführer Auf der Gasse 4 34567 Musterstadt
01234 -56 78 90 | |
Angaben zum ggf. gemeinsam mit diesem Verantwortlichen Name & Anschrift
Telefon |
Anna Apfelbaum Hinter den Feldern 3 56789 Musterdorf
0234 – 67 89 00 | |
Angaben zur*m Datenschutzbeauftragten Name & Anschrift
Telefon |
Dunja Datenschutz Datenautobahn 6 09876 Musterheim
0123 -45 67 890 |
zu 1: Anmerkungen zum Vorblatt
Eure Sitzanschrift ist Euer Stammesheim.
Die Anschrift der Verantwortlichen ist die Wohnanschrift der Stammesführung.
Dies tritt ein, wenn Ihr eine Doppelspitze habt.
2. Angaben über die Verarbeitungstätigkeit
Verarbeitungstätigkeit: | Großfahrt 2018 2018/5 | |
Datum der Einführung: Datum der letzten Änderung: Version: | 11.08.2018
1 | |
Verantwortliche Abteilung Ansprechpartner Telefon (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. a) | Großfahrtteam Freddy Fahrtenleiter 01234 – 98 76 54 | |
Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. b) |
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Kategorie der betroffenen Personen (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. c) |
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Kategorie von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. c) |
Besondere Arten betroffener Daten:
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Kategorien von Empfänger*innen, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. d)
Zugriffsberechtigte (intern)
Zugriffsberechtigte (extern) |
| |
Datenübermittlung an ein Drittland oder internationale Organisation (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. e)
Ggf. Name des Drittlands oder der internationalen Organisation | [X] Datenübermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant o Datenübermittlung findet wie folgt statt:
| |
Fristen für die Lösung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f)
| 1 Monat nach Ende der Veranstaltung oder nach Abschluss der Abrechnung (je nachdem, was früher eintritt) | |
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) siehe TOM-Beschreibung |
________________________________________ Verantwortlicher |
| ______________________________________ Datum |
| _______________________________________ Unterschrift |
zu 2: Anmerkungen zu Angaben üb. Verarbeitungstätigkeit
Die "verantwortliche Fachabteilung" ist z.B. die Gruppe (Meute, Sippe, Runde, EDV-Beauftragte*r ...) oder das Veranstaltungsteam (Sommerlagerteam, ...).
Wenn Sommerlagerteam und Stammesrat die gleichen Personen umfasst, nehmt Ihr bitte trotzdem Sommerlagerteam!
Sollte sich im Verlaufe des Lagers herausstellen, dass Ihr Daten weitergeben müsst weil die betroffene Person das selbst nicht kann, z.B. einem Arzt, dann müsst Ihr das hier ergänzen.
Drittländer und internationale Organisationen sind Länder bzw. internationale Organisationen außerhalb der EU. Es gibt sichere und nicht-sichere Drittländer. Sichere Drittländer sind relativ safe, es handelt sich (Stand Mai 2018) um:
- Andorra
- Argentinien
- Kanada (nur kommerzielle Organisationen)
- Färöer
- Guernsey
- Israel
- Isle of Man
- Jersey
- Neuseeland
- Schweiz
- Uruguay
- USA (wenn der*die Empfänger*in dem Privacy Shield angehört; das überprüft ihr hier: https://www.privacyshield.gov/list)
Wenn Euer Land sich nicht auf dieser Liste befindet, heißt das nicht, dass Ihr keine Daten mehr übermitteln dürft. Es gibt aber dann ganz bestimmte Voraussetzungen und Dinge zu tun. Wir helfen Euch da gerne weiter.
Hier müsst Ihr nicht angeben, dass die Abrechnung noch länger aufbewahrt wird, weil die Aufbewahrung alter Abrechnungen für die gesetzliche vorgeschriebene Frist eine neue Verarbeitungstätigkeit ist, die keiner Aufnahme in das Verzeichnis bedarf, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist und Archivcharakter hat (Schützen solltet Ihr die Daten natürlich trotzdem). Das gleiche gilt für die Aufbewahrung durch die für euch zuständige Zuschussbehörde.
Nähere Infos zu TOM findet Ihr hier
3. optionale weitere Angaben
zu 3: Optionale weitere Angaben
Weitere Infos:
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Vorlage zum Download:
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