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(Diese Wikiseite dient der Information über die Inhalte der Abrechnungsordnung. Im Anhang findest du die (gleichlautende) Abrechnungsordnung als verbindliches Dokument)

Die Mittel des Landesverbands sollen so effektiv wie möglich verwendet werden. Aus diesem Grund müssen die Finanzmittel verantwortungsbewusst und in einem verhältnismäßigen Rahmen eingesetzt werden. Die folgende Abrechnungsordnung gelten ab Beschluss durch die Landesversammlung für alle Veranstaltungen, die durch den Landesverband finanziert werden.

Bei Fragen stehen euch Landesbüro und Landesschatzmeister*in gerne zur Verfügung.

Personengruppen


a

Hauptamtliche Mitarbeiter*innen des Landesverbandes, externe Referent*innen

b

Landesvorstände, Landesbeauftragte, Kursleitungen, Veranstaltungsleitungen

c

Mitglieder der Arbeitskreise, Kursteamende, Veranstaltungsteamende

d

Helfer*innen auf Landesversammlungen (Spülsippe, Versammlungsleitung, Protokoll)

e

Stammesführungen und Landesdelegierte bei Landesversammlungen

f

Gäste bei Landesversammlungen

g

Studioteilnehmende bei Landeskursen

h

Teilnehmende an Landeskursen

i

Teilnehmende an Landesveranstaltungen

Beiträge

Grundsätzlich sind Teilnehmendenbeiträge im Vorhinein per Überweisung auf das Landeskonto oder durch Erteilung einer Einzugsermächtigung zu entrichten. Ausgenommen hiervon sind die Personengruppen a, für die grundsätzlich kein Beitrag anfällt sowie b und c, deren Beiträge halbjährlich gesammelt und mit Erstattungen verrechnet werden können.

In der nachfolgenden Tabelle sind die Teilnahmebeiträge notiert. Eine Markierung in fetter Schrift kennzeichnet, dass Fahrtkosten gemäß dieser Abrechnungsordnung übernommen werden.


a

b

c

d

e

f

g

h

i

Wochenkurs (inkl. Vorbereitung)

0 €

50 €

50 €




10 € pro Nacht

100 €


Wochenendkurs (inkl. Vorbereitung)

0 €

10 €

10 €





20 €


Landesversammlung Fr-Sa

0 €

5 €

5 €

0 €

10 €

15 €




Landesversammlung Fr-So

0 €

10 €

10 €

0 €

15 €

20 €




Landesversammlung Sa-So

0 €

5 €

5 €

0 €

10 €

15 €




Klausuren und andere arbeitskreisinterne Treffen (je Nacht)

0 €

5 €

5 €







Veranstaltung Haus pro Nacht

0 €

5 €

5 €






10 €

Veranstaltung Draußen pro Nacht

0 €

5 €

5 €






7,50 €

Arbeitseinsatz0€0€0€




0€

Ausfall und verspätete Anmeldung

Ist für die Veranstaltung ein Anmeldeschluss angegeben, so ist bei Anmeldung nach dem Anmeldeschluss ein Zuschlag von 50 % des Beitrags fällig. Bei Abmeldungen nach dem Anmeldeschluss ist eine Ausfallgebühr von 50 % des Beitrags zu zahlen, sofern kein Fremdverschulden (beispielsweise in Form von Krankheit, gesetzlichen Bestimmungen wie z.B. durch das Infektionsschutzgesetz o.ä.) angegeben wird. Ausnahmen können durch den*die Landesschatzmeister*in beschlossen werden.

Deckelung der Teilnehmendengebühren für Teamende auf Landesverbandsebene

Teamende, definiert mit der Kategorie b bis d, können am Ende eines jeden Jahres die Teilnehmendengebühren zurückfordern, wenn diese zusammengerechnet über das laufende Jahr (01.01. bis 01.12) hinweg die Grenze von 120 € überschreiten. Die Differenz von 120 € zum bezahlten Betrag wird an die Person zurückgezahlt. Dies kann bis zum 01.12. des Jahres mittels eines formlosen schriftlichen Antrags an das Landesbüro geschehen. Der Antrag muss die folgenden Punkte enthalten: Namen und Daten der Veranstaltungen und die bezahlten Teilnehmendengebühren.

Erstattungen

Grundsätzlich ist mit den Mitteln des Landesverbands so wirtschaftlich wie möglich umzugehen. Die Abrechnung einzelner Kosten ist hier geregelt. Kosten und Abrechnungen können bis zum 15.01. des Folgejahrs eingereicht werden.

Fahrtkosten

Sofern Fahrtkosten durch den Landesverband übernommen werden, ist die günstigste zumutbare Anreise zu wählen. Dabei ist nach Möglichkeit eine Gruppenanreise zu wählen. Fahrtkosten werden grundsätzlich vom Wohnort und dorthin zurückerstattet, maximal werden aber die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Von der Veranstaltung abweichende Reisetage sind zulässig, insofern dadurch keine höheren Kosten entstehen. Im Regelfall soll die Reise dabei mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen, eine Abrechnung von Fernbussen sowie Mitfahrgelegenheiten ist ebenfalls möglich. Zugreisen werden grundsätzlich nur in der zweiten Klasse gewährt, die Verwendung von Fernzügen (IC, ICE) ist für die Personengruppen außer a, b, c und d vorher durch das Landesbüro zu genehmigen. Bei Anreise mit eigenem Fahrzeug gelten folgende Kilometersätze. Es können maximal 4 mitfahrende Personen angegeben werden. PKW-Reisekosten können pro Veranstaltung maximal mit 130 € abgerechnet werden, sofern eine günstigere Alternative mittels ÖPNV besteht.


Personengruppe

PKW grundsätzlich

PKW je weitere*r Mitfahrer*in

Motorrad grundsätzlich

Fahrrad

a

35 ct

0 ct

20 ct

15 ct  

b

24 ct

0 ct

20 ct

15 ct

c

24 ct

0 ct

20 ct

15 ct

d

16 ct

2 ct

15 ct

15 ct

e

16 ct

2 ct

15 ct


15 ct

Durch Materialtransporte entstandenen Kosten können nach vorheriger Absprache mit der*dem Landesschatzmeister*in individuell ausgeglichen werden, wobei nicht nur der Kraftstoffverbrauch, sondern auch Verschleiß und andere Kosten einbezogen werden können. Umfangreiche Materialtransporte sollen explizit so abgerechnet werden, dass den durchführenden Personen kein wirtschaftlicher Schaden entsteht. Falls die Kosten des Materialtransports 24 ct pro km nicht überschreiten, können diese über das Eintragen von Mitfahrenden ausgeglichen werden. Als Materialtransport zählen diejenigen Fahrten, deren hauptsächlicher Zweck darin besteht, Material im Rahmen der Arbeit des BdP Landesverbands Hessen e.V. zu transportieren. Die Beförderungskosten von sperrigem oder schwerem Material im PKW, welches Zwecken des BdP Landesverbands Hessen e.V. dient, können ebenfalls durch das Eintragen der eingenommenen Sitze geltend gemacht werden.

Werden Fahrzeuge vom BdP Landesverband Hessen e.V. rein für Vereinszwecke genutzt oder angemietet, muss für diese eine Vollkaskoversicherung abgeschlossen werden. Diese sollte eine Selbstbeteiligung von 0 € haben. Die Zusatzkosten für eine Versicherung innerhalb der Veranstaltungsdauer sollen durch den BdP Landesverband Hessen e.V. getragen werden. Weiterhin muss in einem solchen Fall ein Vertrag über das Mietverhältnis bzw. die Benutzung abgeschlossen werden. Im Falle der Nichtbeachtung dieser Regelung übernimmt der BdP Landesverband Hessen e.V. keinerlei Kosten für Reparatur oder Instandsetzung beschädigter Fahrzeuge.

Die Fahrtkosten werden jeweils nur für die Funktion ausgeglichen, in welcher der abrechnenden Person die Kosten entstanden sind (Personen der Gruppe b erhalten nur die Fahrtkosten von Gruppe d, wenn diese als Teilnehmende anreisen).

Flugreisen und Mietwagen werden nur nach Rücksprache mit dem Landesbüro erstattet, wobei darzulegen ist warum diese Anreise günstiger ist als eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Nebenkosten der Reisen wie Nahverkehrs- oder Parktickets können ebenso übernommen werden.

Werden Mietfahrzeuge zum Zweck des Materialtransports angemietet, so ist eine Vollkasko-Versicherung mit geringst-möglicher Selbstbeteiligung (nicht über 150 €) abzuschließen. Für jegliche Anmietung muss ein schriftlicher Mietvertrag vorliegen.

Fahrtkosten müssen bis spätestens 3 Monate nach der Rückfahrt beim Landesbüro mittels beigelegten Formblattes geltend gemacht werden.

Vorschüsse

Sofern ein Vorschuss benötigt wird, kann dieser auf Basis einer schriftlich eingereichten Kalkulation durch die*den Landesschatzmeister*in freigegeben werden. Benötigt diese*r einen Vorschuss, so muss eine Freigabe durch ein anderes Vorstandsmitglied erfolgen.

Es ist zu beachten, dass der Vorschuss vom privaten Zahlungsverkehr getrennt wird. Bei größeren Summen ist ein separates Veranstaltungskonto des Landesverbandes zu benutzen. 

Veranstaltungskosten

Abrechnungsberechtigt sind Personen der Gruppen a, b und c.

Veranstaltungen müssen bis zur letzten Landesleitungsklausur des Vorjahres mit einer groben Kalkulation eingereicht werden. Dabei sind geschätzte Personenzahlen, Zeiträume sowie Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Fahrtkosten, Programmkosten sowie Sonstiges anzugeben. Die Unterkunft ist dabei zweckmäßig für die erwarteten Teilnehmendenzahlen (und deren Anreisekosten) zu wählen. Sofern bei der Unterkunft keine Vollpension besteht, können bis zu 7,50 € je Tag (Anzahl der Tage mal Anzahl der Personen) für die Verpflegung angerechnet werden. An- und Abreisetag zählen als ein Tag. Für die Fahrtkosten sind Erfahrungswerte oder Schätzungen anzugeben, die Programmkosten sollen grob begründet werden. Grundsätzlich sollen 10 % der ermittelten Gesamtkosten als Sonstiges angegeben werden, sofern weitere Posten bekannt sind, sollen diese angegeben werden.

Für Großveranstaltungen ist eine separate Kalkulation erforderlich, welche mit dem*der Landesschatzmeister*in abzusprechen ist. Dabei können von dieser Abrechnungsordnung abweichende Regelungen beispielsweise zu Teilnahmebeiträgen und Fahrtkosten getroffen werden.

Werden für die Finanzierung Drittmittel herangezogen, sind diese zu benennen und vor Anfrage mit dem*der Landesschatzmeister*in abzustimmen. Für die Abrechnung sind sämtliche Belege chronologisch durchzunummerieren, aufzulisten und in die benannten Kategorien zu sortieren. Zusätzlich muss für jede Veranstaltung eine Teilnehmendenliste gemäß beigefügter Vorlage angelegt werden. Eine Erstattung von Fahrtkosten oder Veranstaltungskosten ist erst nach Eingang der Teilnehmendenliste möglich!

Veranstaltungen sind bis zu 8 Wochen nach Ende der Veranstaltung nicht jedoch nach dem 15.01. mit allen Belegen beim Landesbüro abzurechnen. Dabei ist zu beachten, dass Pfand sowie Alkohol nicht abgerechnet werden können. Nach Abschluss der Abrechnung durch das Landesbüro gibt der*die Landesschatzmeister*in der Veranstaltungsleitung eine Rückmeldung, um zukünftige Veranstaltungen besser planen zu können.

Ausbildung

Für die Personengruppen a, b und c können Ausbildungskosten anteilig übernommen werden. Dies betrifft sowohl interne Ausbildungen des BdP wie den Gilwellkurs, als auch externe Ausbildungen wie Fortbildungen einer örtlichen Volkshochschule o.ä. Die Förderung beträgt üblicherweise 50 % der Ausbildungskosten und sind durch die*den Landesschatzmeister sowie die Landesbeauftragten für die Ausbildung zu genehmigen.

Material

Der BdP Landesverband Hessen e.V. zahlt für von Stämmen entliehenes Material eine einheitliche Verschleißpauschale. Diese wird durch die/den LB Material sowie die/den Schatzmeister*in zum 01.02. eines jeden Jahres veröffentlicht.

Wird Material vom BdP Landesverband Hessen e.V. verliehen, ist für dieses durch die entleihende Gruppe oder Person ein Pfand zu hinterlegen. Die Höhe des Pfands für das jeweilige Material wird durch die/den LB Material sowie die/den Schatzmeister*in zum 01.02. eines jeden Jahres

Besondere Bestimmungen

Singats

Gemäß der Vereinbarung zwischen dem Landesverband Bayern und dem Landesverband Hessen übernimmt der Landesverband Hessen eines der beiden Vorbereitungstreffen für das Singats. Dieses Vorbereitungstreffen findet in Hessen statt, alle Fahrtkosten des Teams werden gemäß Personengruppe c dieser Abrechnungsordnung abgerechnet. Ein entsprechender Eigenanteil ist gemäß einer Klausur zu entrichten. Weiterhin werden die Fahrtkosten der hessischen Teilnehmenden zum Singats gemäß der Personengruppe c übernommen. Für näheres wird auf die Vereinbarung zum Singats verwiesen.

Bundesversammlung und Bund-Land-Treffen

Der Landesverband übernimmt die Beiträge aller Delegierten und Ersatzdelegierten zur Bundesversammlung. Die Fahrtkosten sind entsprechend über den Bund abzurechnen. Bei einer Ausrichtung der Bundesversammlung durch den Landesverband übernimmt der Landesverband auch die Beiträge für Helfer. Gäste müssen ihren Beitrag selbst finanzieren. Ebenso übernimmt der Landesverband die Beiträge der Bund-Land-Treffen für alle Mitglieder der Landesleitung.


Beschlossen auf der Herbstlandesversammlung 6.11.2022

Anlagen

  Datei Geändert
PDF-Datei Anlage 1 - Hinweise zur Abrechnung.pdf 09.10.2022 by Demian Botros
PDF-Datei Anlage 3 - Fahrtkostenformular.pdf 09.10.2022 by Demian Botros
PDF-Datei Anlage 4 - Eigenbeleg.pdf 09.10.2022 by Demian Botros
Microsoft Word Dokument Anlage 5 - Teilnehmendenliste.docx 09.10.2022 by Demian Botros
PDF-Datei Anlage 5 - Teilnehmendenliste.pdf 09.10.2022 by Demian Botros
Microsoft Excel Tabelle Anlage 2 - Vorlage Abrechnung.xls 15.11.2022 by Demian Botros
PDF-Datei Anlage 6 - Abrechnungsordnung Stand HLV22.pdf 19.11.2022 by Tim Elsner

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Kommentar

  1. Achtung: Die TN-Listen geht bis Lfd. Nr. 500. Bitte immer Druckbereich auswählen!