A) Kalkulation
Vor der Veranstaltung sollte eine grobe Kalkulation aufgestellt werden, damit ihr einen Überblick über die aufkommenden Kosten habt, und dementsprechend einen geeigneten Teilnehmendenbeitrag festlegen könnt.
In der Kalkulation sollten Fahrtkosten, Verpflegung, Unterkunft und Programmkosten einberechnet sein. Falls ihr besonderes / teures Programm geplant habt, sollte dies extra gelistet werden, damit erkennbar ist, was ihr unternehmen möchtet.
Wenn ihr die Personenanzahl schon wisst, könnt ihr die Gesamtkosten der Aktion auf die Kosten pro Person runterrechnen. Wenn ihr die Personenanzahl im voraus nicht wisst, kalkuliert entweder mit einem Erwartungswert oder berechnet direkt die Einzelkosten pro Person.
Bei kleineren Veranstaltung kann der Stamm bis zu 50% der Kosten übernehmen. Bei Großfahrten oder Bundeslagern bis zu 25%.
Wählt den Teilnehmendenbeitrag so aus, dass ihr eine glatte Zahl habt.
Sippenwochenende der Sippe Wilde Wiesel
Was | Rechnung | Betrag |
---|---|---|
Fahrtkosten | 2 x Hessenticket à 37,50€ | 75,00€ |
Verpflegung | 2 Tage x 5 Personen x 6,50€ | 65,00€ |
Unterkunft | 2 Nächte x 5 Personen x 5,00€ | 50,00€ |
Kletterworkshop | 5 Personen x 18,60€ | 93,00€ |
Sonstiges Programm | 5 Personen x 2,00€ | 10,00€ |
Gesamtkosten | 293,00€ | |
Kosten pro Person | 58,60€ | |
Teilnehmendenbeitrag | 60,00€ |
B) Durchführung
Bei der Durchführung einer Veranstaltung solltet ihr darauf achten, die Kosten nicht auf zu viele Leute aufzuteilen. Wenn 10 Kassenzettel von 5 verschiedenen Personen kommen, heißt das gleich 5 verschiedenen Überweisungen. Daher ist es angenehmer und macht weniger Arbeit wenn sich eine oder zwei Personen um die Ausgeben kümmert.
C) Abrechnung
Für die Abrechnung bitte die Excel Datei benutzen die oben hochgeladen ist. Diese Datei besteht aus drei Arbeitsblättern; dem Deckblatt, der Ausgabenseite und der Teilnehmendenliste. Diese Seiten sind mit Formeln so verbunden, dass sich alles was ihr als Ausgaben und Einnahmen eintragt, automatisch auf dem Deckblatt zusammen addiert.
Deckblatt
Auf dem Deckblatt tragt ihr bitte nichts ein, außer in den oberen Block zur Beschreibung der Veranstaltungen! Keine Geldwerte, denn damit macht ihr die hinterlegten Formeln kaputt!
Ausgaben
Teilnehmende
Falls es das in eurem Stamm gibt: