Allgemeine Datenschutzerklärung für Veranstaltungen des BdP LV Hessen e.V.

Verantwortlich gem. Art. 4 DSGVO

Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder (BdP)
Landesverband Hessen e.V.
Königsteiner Str. 33
61476 Kronberg

06173 928690

hessen@pfadfinden.de
www.hessen.pfadfinden.de

vertretungsberechtigter Vorstand: Marina Pyko, Hans Stephani, Lisanne Bachmann, Tim Elsner, Ralph Schwägerl, Demian Botros

Impressum: https://hessen.pfadfinden.de/impressum-datenschutz/

Datenschutzbeauftragte*r: datenschutz@hessen.pfadfinden.de

Kategorien betroffener Personen

• Mitglieder und Mitgliedschaftsanwärter*innen, die an der jeweiligen Veranstaltung teilnehmen (im Folgenden "Teilnehmer*innen")
• bei Minderjährigen ggf. deren Erziehungsberechtigten (im Folgenden "Erziehungsberechtigte")

Arten der Daten

• Bestandsdaten (z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht)
• Kontaktdaten (z.B. Telefon- & Handynummer, E-Mail-Adresse)
• Gesundheitsdaten (z.B. gesundheitliche Einschränkungen, Erkrankungen, benötigte Medikamente)
• Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos)
• im Falle einer Online-Anmeldung: Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräteinformationen, IP-Adressen)
• ggf. Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie)

Zweck der Verarbeitung

Um an unseren Veranstaltungen teilnehmen zu können, müssen wir wissen, wer Du bist und wie wir Dich erreichen können. Nach der Veranstaltung wollen wir außerdem Zuschüsse beantragen und müssen deshalb einige Daten von Dir angeben. Da unsere Veranstaltungen natürlich auch Geld kosten, müssen wir eine Abrechnung machen. Als Verein müssen wir bestimmte Daten, die damit zusammenhängen, einige Jahre aufbewahren. Geburtsdatum und Geschlecht benötigen wir für die Planung von Programm. Da wir nicht wollen, dass es Dir während eines Lagers schlecht geht, müssen wir wissen, ob du bestimmte Medikamente nimmst, ob du Vorerkrankungen hast oder ob du bestimmte Dinge nicht verträgst, auf die wir achten müssen. Sollte doch mal etwas passieren, brauchen wir die Kontaktdaten Deiner Erziehungsberechtigten oder vielleicht sogar den Namen deines Hausarztes. Auf der Veranstaltung werden Bilder gemacht, auf denen Du bestimmt zu sehen bist. Wir wollen diese Bilder für unsere Öffentlichkeitsarbeit nutzen, aber natürlich nur, wenn Du oder Deine Erziehungsberechtigen vorher zugestimmt haben. Dieser Zustimmung kann jeder Zeit widersprochen werden.

All diese Zwecke ergeben sich aus unserem Vereinszweck, siehe § 2 BdP Bundessatzung unter https://meinbdp.de/pages/viewpage.action?pageId=3113050

Rechtsgrundlagen

Mit Deiner Anmeldung gibst Du Deine Einwilligung zur Verarbeitung Deiner Daten für diese Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 7 DSGVO). Wenn Du die Anmeldung unterschreibst, schließt Du mit uns einen Vertrag: Wir verpflichten uns, die Veranstaltung durchzuführen und für Dich und Dein Wohlergehen zu sorgen und Du verpflichtest Dich dazu, an der Veranstaltung teilzunehmen. Dazu benötigen wir Daten von Dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wenn wir Dich auf einer Veranstaltung betreuen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) haben wir weitere rechtliche Verpflichtungen. Insbesondere im Bereich der Gesundheitsdaten, da geht es um Deine Gesundheit (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. c und h in Verbindung mit Abs. 3). Wir als Landesverband haben ein berechtigtes Interesse an Deinen Daten, z. B. um Zuschüsse zu beantragen, die unsere Arbeit überhaupt erst ermöglichen, oder um neue Mitglieder mit schönen Fotos oder ähnlichem zu werben. Dabei achten wir aber besonders auch auf Deine Interessen und Rechte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die genannten Artikel findest du hier: https://dsgvo-gesetz.de/art-6-dsgvo/, hier: https://dsgvo-gesetz.de/art-7-dsgvo/ und hier: https://dsgvo-gesetz.de/art-9-dsgvo/. Die Veröffentlichung von Fotos geschieht durch Deine Einwilligung sowie den Charakter der Veranstaltung zusätzlich auf Basis von §§ 22 und 23 KUG.

Eigene Rechte

• Du hast immer das Recht auf Auskunft. Das heißt, dass Du von uns verlangen kannst, dass wir Dir sagen, welche Daten wir von Dir wofür gespeichert haben.
• Du hast immer das Recht auf Korrektur. Das heißt, dass Du von uns verlangen kannst, dass wir falsche Daten von Dir berichtigen.
• Du hast immer das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung. Das heißt, dass Du von uns verlangen kannst, dass wir Deine Daten löschen oder nur noch eingeschränkt verarbeiten.
• Du hast immer das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das heißt, dass Du von uns verlangen kannst, dass wir Deine Daten an jemand anders weitergeben.
• Du immer das Recht auf Widerruf Deiner Einwilligung 
• Diese Rechte beziehen sich auf die Art. 15–21 DSGVO. Du findest sie hier: https://dsgvo-gesetz.de/kapitel-3/

Bitte beachte, dass wir einen Teil Deiner Daten eventuell weiter benutzen müssen und dürfen, um z.B. für Deine Sicherheit zu sorgen oder unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn Du eines Deiner Rechte ausüben möchtest, dann wende Dich an das Landesbüro unter hessen@pfadfinden.de

Du darfst dich außerdem bei der für uns zuständigen staatlichen Aufsichtsbehörde beschweren, wenn wir mit Deinen Daten nicht ordnungsgemäß umgehen. Die Landesbeauftragten für Datenschutz erreichst Du unter https://datenschutz.hessen.de/. Dieses Recht hast Du nach Art. 77 DSGVO, den Du hier findest: https://dsgvo-gesetz.de/art-77-dsgvo/.

Aufbewahrungsfrist

Wir behalten Deine Daten nur so lange, wie wir sie benötigen. In der Regel werden diese ca. einen Monat nach Ende der Veranstaltung gelöscht. Manchmal sind längere Aufbewahrungsfristen notwendig, z.B. wenn die Teilnahmelisten für den Hessischen Jugendring (hjr) benötigt werden, um Zuschüsse zu beantragen. Anders verhält es sich mit Unterlagen, die mit der Abrechnung der Veranstaltung (Buchhaltung) im Zusammenhang stehen; dort ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eine andere und ergibt sich aus §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1–4, Abs. 4 HGB und beträgt zwischen 6 und 10 Jahren.

Wir löschen so schnell wie möglich und bewahren nur das auf, was wirklich notwendig ist!

Zugriffsberechtigung (z.B. Auftragsdatenverarbeitung)

Wir halten den Kreis derjenigen, die auf Deine Daten Zugriff haben, so klein wie möglich. In bestimmten Fällen können weitere Personen Zugriff auf einen Teil Deiner Daten oder alle Deine Daten erhalten:

• die Landesleitung des BdP LV Hessen e.V. inkl. des Landesbüros und des Vorstands
• die Leitung und das Team der Veranstaltung
• bei einer Online-Anmeldung der Dienstleister unserer Online-Anmeldungen, wie Google oder Microsoft.
• ein Teil Deiner Daten wird auch von anderen Teilnehmer*innen einsehbar, z.B. Dein Name oder Deine Email

Wenn es notwendig ist, können auch andere Zugriff auf einen Teil Deiner Daten oder alle Deine Daten erhalten, z.B. wenn Dich jemand ins Krankenhaus fährt oder für eine bestimmte außergewöhnliche, aber notwendige Aufgabe im Kontext der Veranstaltung. Wir wollen Deine Daten aber in einem möglichst kleinen Kreis behalten. Bei allen Zugriffen von Mitgliedern des Landesverbands handelt es sich nicht um eine Auftragsverarbeitung.

Wir verarbeiten deine Daten auch digital und geben sie über das Internet untereinander weiter, beispielsweise per E-Mail oder über hessenwiki.de. Dabei achten wir darauf, dass Deine Daten so sicher wie möglich sind. 

In bestimmten Ausnahmefällen müssen wir bestimmte Daten an Menschen und Institutionen geben, die nicht Mitglied in unserem Landesverband sind. Darüber informieren wir Dich für jede Veranstaltung speziell. Wenn wir Daten an einen solchen Auftragsverarbeiter weitergeben, erfolgt das nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir schließen mit diesem einen Vertrag, in dem wir ihn darauf verpflichten, Deine Daten sorgsam zu behandeln und nach Beendigung seines Auftrags unverzüglich zu löschen.

Noch Fragen?

Dann wende Dich an das Landesbüro.

Datenschutzerklärung als PDF: