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Die Mittel des Landesverbands sollen so effektiv wie möglich verwendet werden. Aus diesem Grund muss das zur Verfügung stehende Budget sparsam und Verantwortungsbewusst verwendet werden. Die folgende Abrechnungsordnung gelten ab Beschluss durch die Landesversammlung für alle Veranstaltungen die durch den Landesverband finanziert werden.

Bei Fragen stehen euch Landesbüro und Landesschatzmeister*in gerne zur Verfügung.

Personengruppen

aHauptamtliche Mitarbeiter*innen des Landesverbandes, Externe Referent*innen
bLandesvorstände, Landesbeauftragte, Kursleitungen
cMitglieder der Arbeitskreise, Kursteamer
dStammesführungen, Landesdelegierte bei Landesversammlungen
eGäste bei Landesversammlungen
fStudioteilnehmende bei Landeskursen
gTeilnehmende an Landeskursen
hTeilnehmende an Landesveranstaltungen

Beiträge

Grundsätzlich sind Teilnehmendenbeiträge im vorhinein per Überweisung auf das Landeskonto oder durch Erteilung einer Einzugsermächtigung zu entrichten. Ausgenommen hiervon sind die Personengruppen a, für die grundsätzlich kein Beitrag anfällt sowie b und c, deren Beiträge halbjährlich gesammelt und mit Erstattungen verrechnet werden können.

In der nachfolgenden Tabelle sind die Teilnahmebeiträge notiert. Eine Markierung in fetter Schrift kennzeichnet, dass Fahrtkosten gemäß dieser Abrechnungsordnung übernommen werden.


abcdefgh
Wochenkurs (inkl. Vorbereitung)0 €50 €50 €

10 € / Nacht100 €
Wochenendkurs (inkl. Vorbereitung)0 €10 €10 €


20 €
Landesversammlung Fr-Sa0 €5 €5 €10 €15 €


Landesversammlung Fr-So0 €10 €10 €15 €20 €


Landesversammlung Sa-So0 €5 €5 €10 €15 €


Klausuren (je Nacht)0 €5 €5 €




Veranstaltung 2 Nächte Haus0 €10 €10 €



20 €
Veranstaltung 2 Nächte Draußen0 €10 €10 €



15 €
Veranstaltung 3 Nächte Haus0 €15 €15 €



30 €
Veranstaltung 3 Nächte Draußen0 €15 €15 €



25 €
Veranstaltung 4 Nächte Haus0 €20 €20 €



40 €
Veranstaltung 4 Nächte Draußen0 €20 €20 €



35 €

Ausfall und verspätete Anmeldung

Ist für die Veranstaltung ein Anmeldeschluss angegeben, so ist bei Anmeldung nach dem Anmeldeschluss ein Zuschlag von 50 % des Beitrags fällig. Bei Abmeldungen nach dem Anmeldeschluss ist eine Ausfallgebühr von 50 % des Beitrags zu zahlen, sofern kein Fremdverschulden (beispielsweise in Form von Krankheit o.ä.) angegeben wird. Ausnahmen können durch den*die Landesschatzmeister*in beschlossen werden.

Erstattungen

Grundsätzlich ist mit den Mitteln des Landesverbands so wirtschaftlich wie möglich umzugehen. Die Abrechnung einzelner Kosten ist hier geregelt.

Fahrtkosten

Sofern Fahrtkosten durch den Landesverband übernommen werden, ist die günstigste zumutbare Anreise zu wählen. Im Regelfall soll die Anreise dabei mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen, eine Abrechnung von Fernbussen sowie Mitfahrgelegenheiten ist ebenfalls möglich. Zugreisen werden grundsätzlich nur in der zweiten Klasse gewährt, die Verwendung von Fernzügen (IC, ICE) ist für die Personengruppen außer a, b und c vorher durch das Landesbüro zu genehmigen. Bei Anreise mit eigenem Fahrzeug gelten folgende Kilometersätze:

PersonengruppePKW grundsätzlichPKW zusätzlich je MitfahrerMotorrad grundsätzlichFahrrad
a30 ct0 ct20 ct5 ct
b16 ct0 ct10 ct5 ct
c10 ct2 ct10 ct5 ct
d10 ct2 ct10 ct5 ct

Flugreisen und Mietwagen werden nur nach Rücksprache mit dem Landesbüro erstattet, wobei darzulegen ist warum diese Anreise günstiger ist als eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Nebenkosten der Reisen wie Nahverkehrs- oder Parktickets können ebenso übernommen werden.

Fahrtkosten müssen bis spätestens 3 Monate nach der Rückfahrt beim Landesbüro mittels beigelegtem Formblatt geltend gemacht werden.

Vorschüsse

Sofern ein Vorschuss benötigt wird, kann dieser auf Basis der Kalkulation durch die*den Landesschatzmeister*in freigegeben werden. Benötigt diese*r einen Vorschuss, so muss eine Freigabe durch ein anderes Vorstandsmitglied erfolgen.

Es ist zu beachten, dass der Vorschuss vom privaten Zahlungsverkehr getrennt wird. Bei größeren Summen ist ein separates Veranstaltungskonto des Landesverbandes zu benutzen. 

Veranstaltungskosten

Veranstaltungen müssen bis zur letzten Landesleitungsklausur des Vorjahres mit einer groben Kalkulation eingereicht werden. Dabei sind geschätzte Personenzahlen, Zeiträume sowie Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Fahrtkosten, Programmkosten sowie Sonstiges anzugeben.

Veranstaltungen sind bis 2 Monate nach Ende der Veranstaltung mit allen Belegen beim Landesbüro abzurechnen.

Ausbildung

Für die Personengruppen a, b und c können Ausbildungskosten anteilig übernommen werden. Dies betrifft sowohl interne Ausbildungen des BdP wie den Gilwellkurs, als auch externe Ausbildungen wie Fortbildungen einer örtlichen Volkshochschule o.ä. Die Förderung beträgt üblicherweise 50 % der Ausbildungskosten und sind durch die*den Landesschatzmeister sowie die Landesbeauftragten für die Ausbildung zu genehmigen.

Besondere Bestimmungen

Singats

Gemäß der Vereinbarung zwischen dem Landesverband Bayern und dem Landesverband Hessen übernimmt der Landesverband Hessen eines der beiden Vorbereitungstreffen für das Singats. Dieses Vorbereitungstreffen findet in Hessen statt, alle Fahrtkosten des Teams werden gemäß Personengruppe c dieser Abrechnungsordnung abgerechnet. Ein entsprechender Eigenanteil ist gemäß einer Klausur zu entrichten. Weiterhin werden die Fahrtkosten der hessischen Teilnehmenden zum Singats gemäß der Personengruppe c übernommen. Für näheres wird auf die Vereinbarung zum Singats verwiesen.

Bundesversammlung und Bund-Land-Treffen

Der Landesverband übernimmt die Beiträge aller Delegierten und Ersatzdelegierten zur Bundesversammlung. Die Fahrtkosten sind entsprechend über den Bund abzurechnen. Bei einer Ausrichtung der Bundesversammlung durch den Landesverband übernimmt der Landesverband auch die Beiträge für Helfer. Gäste müssen ihren Beitrag selbst finanzieren. Ebenso übernimmt der Landesverband die Beiträge der Bund-Land-Treffen für alle Mitglieder der Landesleitung.

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