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Info

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Standard-ToDo's für jede Aktion → VORHER

  • Termin auf Herbst-LL-Klausur einbringen (lassen)
    • oder spontan sobald bekannt an BiRef
  • Prüfen lassen, ob alle Teamenden über aktuelle erweiterte Führungszeugnisse verfügen
    • Wenn nicht, 
  • intakt-Einehit fürs team
  • Hygienekonzept schreiben
  • Materialtransport organisieren
  • Lagerfeuer bei Feuerwehr anmelden (>1cubicmeter Holz)
  • Mindest und maximal TN zahl definieren
  • Kalkulation mit Schatzmeister
  • Für wen ist die Aktion?
    • Zielgruppe definieren
  • Wer macht mit
    • Welche AKs sind zuständig? → Teamfindung, Teamleitungsfindung
    • Team öffentlich (hessenwiki) ausschreiben
    • ggf eigenne Wiki-account beantragen
    • wiki-Seite erstellen und Zugänge für team bei Martin beantragen
  • Aufgabenbereiche im Team festlegen
    • Werbung, Anmeldung, Programm, Küche, Kommunikation, Kalkulation/Abrechnung, ...
  • Anmeldung (mit DSGVO)
    • Preis / TN Beitrag + Bezahlweise
    • Zielgruppe
    • Name
    • Stamm
    • Datum
    • Abfahrtzeit
    • Ort
    • Thema und Name
    • Gesundheitsbogen?
    • Schwimmerlaubnis
    • Unterschrift Erziehungsberechtigte
    • Anmeldeschluss
    • Corporate Design → meinBdP Schriftarten und Co herunterladen klick hier: meinBdP
    • Kontoverbindung falls abweichend vom Fußzeile
    • Kontaktdaten der Leitung
  • Anmeldebestätigung nach Anmeldeschluss
    • Coroprate Design
    • alle infos
    • Packliste ggf
    • möglichkeit des Fotografiertwerden zu widersprechen
  • Teilnehmerliste und Fahrtkostenformulare für die Vorbereitungstreffen und die Veranstaltung drucken und mitnehmen
  • Zuschüsse?
  • Veranstaltungskonto mit Vorschuss geben lassen
  • Ort
    • Heime und Häuser
    • Miete, Kaution und Schlüsselübergaben
    • FEH und Homberg, sowie Immenhausen als erstes in betracht ziehen
    • Infrastruktur checken
  • Werbung
    • Broadcasts, Newsletter, Blog, Instagram, Mailverteilers
    • LB Stämme nach gelben und roten Stämmen fragen (Stammesampel → Stämme) und dort proaktiv mehr Werbung machen
    • Ausschreibung auf hessenwiki, auf das alle Werbung verlinkt
  • Suche Küchenteam
    • Bekannte Leute, RR-Gruppe, Alte AK Mitglieder oder über die MV alle über Alter X anschreiben lassen
  • Material
    • Materialliste sammeln
      • Vorhanden? → Homberg, FEHÄ, daheim
      • Neu Kaufen → Woher, bekannte Adressen?
    • LB Material kontaktieren
    • Abholung im FEH rechtzeitig vorher mit Menschen mit Schlüssel klären
  • Programm
    • Thema?
    • WMF - Wecken Morgenrunde Frühstück
    • Abendprogramm
    • AGs,...
    • Zeitplan erstellen
  • Team-Internes
    • wir-für-uns
    • Geschenke
  • Was mache ich im Notfall?-Überlegungen

Standard-ToDo's für jede Aktion → NACHHER

  • Nachbereitung / Reflexion (Team und TN)
  • Bericht für LV und Stiftung
  • Abrechnung (innerhalb von max 8 Wochen)
    • TN-Liste  it Unterschriften
    • Veranstaltungsabrechnung nach Vorlage und Original-Belege
  • Material Einlagern? → LB Material David fragen
  • Team in den Arsch treten, alle Abrechnungen bis 8 Wochen


Dokumente und Nützliches

Hier findet ihr alles Nützliche rund um die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

1. Vor der Veranstaltung

2. Nach der Veranstaltung

3. Dokumente, Vorlagen & Nützliches