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Die Mittel des Landesverbands sollen so effektiv wie möglich verwendet werden. Aus diesem Grund muss das zur Verfügung stehende Budget sparsam und Verantwortungsbewusst verwendet werden. Die müssen die Finanzmittel verantwortungsbewusst und in einem verhältnismäßigen Rahmen eingesetzt werden. Die folgende Abrechnungsordnung gelten ab Beschluss durch die Landesversammlung am 28.03.2022 für alle Veranstaltungen, die durch den Landesverband finanziert werden.

Bei Fragen stehen euch Landesbüro und Landesschatzmeister*in gerne zur Verfügung.

Personengruppen


Stammesführungen,

a

Hauptamtliche Mitarbeiter*innen des Landesverbandes, externe Referent*innen

b

Landesvorstände, Landesbeauftragte, Kursleitungen, Veranstaltungsleitungen

c

Mitglieder der Arbeitskreise,

Kursteamer

Kursteamende, Veranstaltungsteamende

d

Helfer*innen auf Landesversammlungen (Spülsippe, Versammlungsleitung, Protokoll)

e

Stammesführungen und Landesdelegierte bei Landesversammlungen

f

Gäste bei Landesversammlungen

g

Studioteilnehmende bei Landeskursen

h

Teilnehmende an Landeskursen

j

Teilnehmende an Landesveranstaltungen

Beiträge

Grundsätzlich sind Teilnehmendenbeiträge im vorhinein Vorhinein per Überweisung auf das Landeskonto oder durch Erteilung einer Einzugsermächtigung zu entrichten. Ausgenommen hiervon sind die Personengruppen a, für die grundsätzlich kein Beitrag anfällt sowie b und c, deren Beiträge halbjährlich gesammelt und mit Erstattungen verrechnet werden können.

In der nachfolgenden Tabelle sind die Teilnahmebeiträge notiert. Eine Markierung in fetter Schrift kennzeichnet, dass Fahrtkosten gemäß dieser Abrechnungsordnung übernommen werden.


a

b

c

d

e

f

g

h

j

Wochenkurs (inkl. Vorbereitung)

0 €

50 €

50 €




10 € / Nacht

100 €


Wochenendkurs (inkl. Vorbereitung)

0 €

10 €

10 €





20 €


Landesversammlung Fr-Sa

0 €

5 €

5 €

0 €

10 €

15 €




Landesversammlung Fr-So

0 €

10 €

10 €

0 €

15 €

20 €




Landesversammlung Sa-So

0 €

5 €

5 €

0 €

10 €

15 €




Klausuren und andere arbeitskreisinterne Treffen (je Nacht)

0 €

5 €

5 €







Veranstaltung

2 Nächte

Haus pro Nacht

0 €

10

5

10

5

20 €Veranstaltung 2 Nächte Draußen0 €






10 €

10 €15 €

Veranstaltung

3 Nächte Haus0 €15 €15 €30 €Veranstaltung 3 Nächte Draußen

Draußen pro Nacht

0 €

15

5

15

5

25 €Veranstaltung 4 Nächte Haus0 €20 €20 €40 €Veranstaltung 4 Nächte Draußen0 €20 €20 €35 €






7,50 €

Ausfall und verspätete Anmeldung

Ist für die Veranstaltung ein Anmeldeschluss angegeben, so ist bei Anmeldung nach dem Anmeldeschluss ein Zuschlag von 50 % des Beitrags fällig. Bei Abmeldungen nach dem Anmeldeschluss ist eine Ausfallgebühr von 50 % des Beitrags zu zahlen, sofern kein Fremdverschulden (beispielsweise in Form von Krankheit, gesetzlichen Bestimmungen wie z.B. durch das Infektionsschutzgesetz o.ä.) angegeben wird. Ausnahmen können durch den*die Landesschatzmeister*in beschlossen werden.

Deckelung der Teilnehmendengebühren für Teamende auf Landesverbandsebene

Teamende, definiert mit der Kategorie b bis d, können am Ende eines jeden Jahres die Teilnehmendengebühren zurückfordern, wenn diese zusammengerechnet über das laufende Jahr (01.01. bis 01.12) hinweg die Grenze von 120 € überschreiten. Die Differenz von 120 € zum bezahlten Betrag wird an die Person zurückgezahlt. Dies kann bis zum 01.12. des Jahres mittels eines formlosen schriftlichen Antrags an das Landesbüro geschehen. Der Antrag muss die folgenden Punkte enthalten: Namen und Daten der Veranstaltungen und die bezahlten Teilnehmendengebühren.

Erstattungen

Grundsätzlich ist mit den Mitteln des Landesverbands so wirtschaftlich wie möglich umzugehen. Die Abrechnung einzelner Kosten ist hier geregelt.

Fahrtkosten

Sofern Fahrtkosten durch den Landesverband übernommen werden, ist die günstigste zumutbare Anreise zu wählen. Dabei ist nach Möglichkeit eine Gruppenanreise zu wählen. Fahrtkosten werden grundsätzlich vom Wohnort erstattetund dorthin zurückerstattet, maximal werden aber die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Von der Veranstaltung abweichende Reisetage sind zulässig, insofern dadurch keine höheren Kosten entstehen. Im Regelfall soll die Anreise Reise dabei mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen, eine Abrechnung von Fernbussen sowie Mitfahrgelegenheiten ist ebenfalls möglich. Zugreisen werden grundsätzlich nur in der zweiten Klasse gewährt, die Verwendung von Fernzügen (IC, ICE) ist für die Personengruppen außer a, b, c und d vorher durch das Landesbüro zu genehmigen. Bei Anreise mit eigenem Fahrzeug gelten folgende Kilometersätze, wobei für umfangreichere Materialtransporte Material als Mitfahrer*in eingetragen werden kann, sofern dies mit dem Landesbüro abgesprochen ist. Es können maximal 4 mitfahrende Personen angegeben werden.


5 16 10 5 10 2 10 5 10 10 5 10

Personengruppe

PKW grundsätzlich

PKW je weitere*r Mitfahrer*in

Motorrad grundsätzlich

Fahrrad

a

30 ct

0 ct

20 ct

15 ct  

b

24 ct

0 ct

20 ct

15 ct

c

24 ct

0 ct

20 ct

15 ct

d

16 ct

2 ct

15 ct

15 ct

e

16 ct

2 ct

10 ct5 ct

15 ct


15 ct

Durch Materialtransporte entstandenen Kosten können nach vorheriger Absprache mit der*dem Landesschatzmeister*in individuell ausgeglichen werden, wobei nicht nur der Kraftstoffverbrauch, sondern auch Verschleiß und andere Kosten einbezogen werden können. Umfangreiche Materialtransporte sollen explizit so abgerechnet werden, dass den durchführenden Personen kein wirtschaftlicher Schaden entsteht. Falls die Kosten des Materialtransports 24 ct pro km nicht überschreiten, können diese über das Eintragen von Mitfahrenden ausgeglichen werden. Als Materialtransport zählen diejenigen Fahrten, deren hauptsächlicher Zweck darin besteht, Material im Rahmen der Arbeit des BdP Landesverbands Hessen e.V. zu transportieren.

Die Fahrtkosten werden jeweils nur für die Funktion ausgeglichen, in welcher der abrechnenden Person die Kosten entstanden sind (Personen der Gruppe b erhalten nur die Fahrtkosten von Gruppe d, wenn diese als Teilnehmende anreisen).


Flugreisen und Mietwagen werden nur nach Rücksprache mit dem Landesbüro erstattet, wobei darzulegen ist warum diese Anreise günstiger ist als eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Nebenkosten der Reisen wie Nahverkehrs- oder Parktickets können ebenso übernommen werden.

Fahrtkosten müssen bis spätestens 3 Monate nach der Rückfahrt beim Landesbüro mittels beigelegtem Formblatt beigelegten Formblattes geltend gemacht werden.

Vorschüsse

Sofern ein Vorschuss benötigt wird, kann dieser auf Basis der Basis einer schriftlich eingereichten Kalkulation durch die*den Landesschatzmeister*in freigegeben werden. Benötigt diese*r einen Vorschuss, so muss eine Freigabe durch ein anderes Vorstandsmitglied erfolgen.

...

Veranstaltungen müssen bis zur letzten Landesleitungsklausur des Vorjahres mit einer groben Kalkulation eingereicht werden. Dabei sind geschätzte Personenzahlen, Zeiträume sowie Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Fahrtkosten, Programmkosten sowie Sonstiges anzugeben. Die Unterkunft ist dabei zweckmäßig für die erwarteten Teilnehmendenzahlen (und deren Anreisekosten) zu wählen. Sofern bei der Unterkunft keine Vollpension besteht, können bis zu 6,50 € je Übernachtung (Anzahl der Nächte mal Anzahl der Personen) für die Verpflegung angerechnet werden. Für die Fahrtkosten sind Erfahrungswerte oder Schätzungen anzugeben, die Programmkosten sollen grob begründet werden. Grundsätzlich sollen 10 % der ermittelten Gesamtkosten als Sonstiges angegeben werden, sofern weitere Posten bekannt sind, sollen diese angegeben werden.

Für Großveranstaltungen ist eine separate Kalkulation erforderlich, welche mit dem*der Landesschatzmeister*in abzusprechen ist. Dabei können von dieser Abrechnungsordnung abweichende Regelungen beispielsweise zu Teilnahmebeiträgen und Fahrtkosten getroffen werden.

Werden für die Finanzierung Drittmittel herangezogen, sind diese zu benennen und vor Anfrage mit dem*der Landesschatzmeister*in abzustimmen. Für die Abrechnung sind sämtliche Belege chronologisch durchzunummerieren, aufzulisten und in die benannten Kategorien zu sortieren. Zusätzlich muss für jede Veranstaltung eine Teilnehmendenliste gemäß beigefügter Vorlage angelegt werden. Eine Erstattung von Fahrtkosten oder Veranstaltungskosten ist erst nach Eingang der Teilnehmendenliste möglich!

...